باب المشاركة مفتوح لجميع أطراف سلسلة القيمة للتمور بمن فيهم الباحثين والعلماء والمبتكرين في جمهورية مصر العربية دون استثناء، على أن يكون المزارع مالكاً أو مستأجراً بعقود طويلة المدى.

يجب على جميع المتقدمين لفئات المسابقة الاطلاع بدقة على شروط المشاركة ومعايير التحكيم بحسب كل فئة، للوقوف على استيفائها والتوافق مع المعايير وتقديم الوثائق الداعمة، وتعتبر جميع الشروط العامة وشروط المشاركة لكل فئة إلزامية لجميع المشاركين، وموافق عليها ضمنياً من قبل المتقدمين بعد توقيعهم على استمارة المشاركة.

يقوم المشاركون بتعبئة استمارة المشاركة وإرسالها مباشرة أو بالإيميل إلى "مركز تكنولوجيا الصناعات الغذائية والتصنيع الزراعي" بالقاهرة أو مقر "إدارة الاستثمار" بديوان عام محافظة أسوان في موعد أقصاه يوم الاثنين الموافق 26 سبتمبر 2022 وستقوم اللجنة العلمية باستبعاد المشاركات غير المستوفية لكافة الشروط العامة والخاصة.

تتطلب بعض فئات المسابقة قيام اللجنة العلمية بالتنسيق مع "مركز تكنولوجيا الصناعات الغذائية والتصنيع الزراعي" بأخذ عينات من التمور المشاركة بالمسابقة أو بعمل زيارة ميدانية استطلاعية للمزرعة أو المصنع، لذا فعلى المتنافسين تقديم التسهيلات اللازمة للجنة والإجابة عن أسئلتها.

يحق للفائز بأي فئة الترشح لأية فئة أخرى في الدورات اللاحقة، ولا يحق له الترشح لنفس الفئة التي فاز بها إلا بعد مرور ثلاث سنوات من تاريخ الفوز.

لا يحق للمشارك الواحد أن يتقدم للمنافسة على أكثر من فئة في كل دورة، ويشمل ذلك أفراد عائلته إلا إذا كانت لهم ذمة مالية مستقلة.

لا يحق للمشارك أن يطالب باسترجاع العينات المقدمة إلى المسابقات.

يحق للفائز استخدام شعار المهرجان فقط (وليس شعار جائزة خليفة) بالدورة التي فاز بها، على المواد الدعائية والتسويقية والمراسلات والمطبوعات الخاصة به لمدة ثلاث سنوات فقط.

يتم الإشراف على مسابقة التمور المصرية من قبل اللجنة العلمية واللجنة المنظمة للمهرجان.

يحق للجنة العلمية حجب أي من فئات المسابقة لعدم ارتقاء المشاركات لمستوى الجودة المطلوبة بحد أدنى (60%)، أو لعدم استيفاء الشروط ومعايير التقييم الموضوعة، أو لمشاركة عدد متنافسين أقل من 3 بالفئة الواحدة، وتعتبر قرارات اللجنة نهائية وغير قابلة للطعن.

لا يحق لأعضاء اللجنة المنظمة أو اللجنة العلمية أو ذويهم من الدرجة الأولى المشاركة بأي من فئات المسابقة.

يُمنح الفائز من كل فئة درعاً تذكارياً وشهادة تقدير ومكافئة مالية قدرها (20.000) عشرون ألف جنيه مصري، وذلك خلال حفل افتتاح المهرجان.